Проверки НКО: как подготовиться

Середина января – самое время узнать о грядущих проверках госорганов и начать к ним готовиться. Рассказываем, как подготовиться, чтобы минимизировать риски выявления нарушений.

Как узнать о проверке заранее?

• Посмотреть опубликованный план проверок на текущий календарный год на официальном сайте конкретного органа государственного контроля

План проведения плановых проверок некоммерческих организаций на 2023 год от Управления министерства юстиции Российской Федерации по Амурской области

• Зайти на сайт Генеральной прокуратуры РФ и найти сводный план проверок всех органов контроля (трудовых инспекций, Роскомнадзора, пожарного надзора и др.)

✅ О плановой проверке НКО должны уведомить не позднее чем за 3 рабочих дня до начала.

Что по внеплановым проверкам?

О внеплановой проверке узнать заранее нельзя. Её проводят по специальным основаниям, среди которых:

• истечение срока устранения ранее выявленных нарушений,
• информация об угрозе или факте причинения вреда,
• нарушение прав потребителей и пр.

Впрочем, орган контроля может сообщить организации о внеплановой проверке раньше установленного законом срока — на практике такие случаи встречаются неоднократно.

✅ О внеплановой проверке НКО должны уведомить не позднее чем за 24 часа до начала.

Какие бывают проверки?

У Минюста России бывают документарные или выездные проверки.

При выездных проверяющие лично приходят в офис организации по адресу, указанному в ЕГРЮЛ (исключение составляет жилое помещение). А документарные проводятся в месте нахождения проверяющего органа: именно туда нужно направить все документы, которые запрашивали проверяющие в уведомлении о проведении проверки.

У трудовых инспекций, Роскомнадзора, органов пожарного надзора и др. могут быть и иные контрольно-надзорные мероприятия (инспекционный визит, контрольная закупка, рейдовый осмотр и др.).

Характер прокурорских проверок законом не конкретизирован.

Можно ли подготовиться к проверке?

У большинства органов госконтроля есть утверждённые и опубликованные проверочные листы (списки контрольных вопросов), в соответствии с которыми осуществляются проверки. Их можно использовать для подготовки.

У Минюста России таких проверочных листов (списка контрольных вопросов) нет, но для подготовки можно пользоваться административным регламентом (Приказ Минюста России от 30.12.2021 №274). В нём закреплён исчерпывающий перечень документов, которые могут быть запрошены.

К прокурорской проверке заранее подготовиться крайне сложно, поскольку они не носят плановый характер, а проводятся лишь при появлении соответствующих оснований.

Что можно и что нельзя делать, когда пришли с проверкой?

НКО должна предоставить только те документы, которые были в приказе о проведении проверки. Передавать другие документы нецелесообразно: это может привести к обнаружению неочевидных нарушений и инициации других проверок.

Документы передаются контролирующему органу в виде копий, заверенных руководителем НКО. Оригиналы документов могут запросить, обосновав предметом проверки или усомнившись в их подлинности.

✅ Если НКО видит, что проверяющие нарушают процедуры или совершают неправомерные действия, это можно фиксировать: записывать замечания и возражения в акт, он же протокол, проверки. Жалобу можно направить в вышестоящие государственные органы.

Для фиксации хода выездной проверки и действий проверяющих можно осуществлять аудио- или видеозапись. При этом нужно помнить, что запись не может осуществлять скрытно, перед началом проверки нужно известить проверяющих о своем намерении вести аудио-, фото- или видеофиксацию.

Материалы, которые помогут подготовиться к проверкам госорганов:

Алгоритм подготовки НКО к проверке и ее прохождению

За что НКО могут назначить внеплановую проверку и как к ней подготовиться?

Чек-листы в формате тестов:

• Насколько вы готовы к налоговой проверке?
• Насколько вы готовы к проверке Прокуратуры?
• Насколько вы готовы к проверке Минюста?
• Насколько вы готовы к проверке Трудовой инспекции?

Как поступить, если нашлись нарушения?

Контролирующие органы должны составить акт в срок не позже дня окончания проверки. Копию этого акта вместе со всеми приложениями вручают представителю НКО под расписку. Именно в этом документе будут записаны все выявленные нарушения. Некоммерческая организация обязана исправить ошибки, если ей выдали предписание об их устранении. В нем будет срок, в который нужно все исправить — он не должен быть меньше одного месяца. Если организация не согласна с тем, что выяснили в ходе проверки, она может обжаловать это решение. Для этого у нее есть 15 дней с момента, когда она получила предписание.

Какие могут быть последствия?

• привлечение к ответственности за уклонение/противодействие проверке;
• вынесение предписаний (предупреждений) об устранении выявленных нарушений;
• привлечение к ответственности за выявленные нарушения;
• приостановление деятельности;
• ликвидация.

Самые распространенные ошибки и нарушения во время проверок

Как сообщает юрист Правовой команды, при проверках Минюста, НКО чаще всего допускают ошибки, связанные с неисполнением требований собственных уставов: не проводят в указанную периодичность собрания органов управления и принимают решения по вопросам, которые относятся к компетенциям других органов управления.

Инструкция: как НКО составить отчет в Минюст без ошибок

Еще часто встречаются нарушения, когда НКО не предоставляет в Минюст отчетность и решения о смене директора организации и адреса ее местонахождения.

У общественных организаций нередко находят нарушения территориального признака их деятельности.

Во время проверок других контролирующих органов — трудовых инспекций, Роскомнадзора, органов пожарного надзора и других — в отличие от проверок Минюста России, нарушения не относятся к специфике деятельности некоммерческих организаций. Например, часто встречаются нарушения требований трудового законодательства, порядка обработки персональных данных, несоблюдение требований пожарной безопасности и так далее.

Публикация подготовлена с использованием материалов Правовой команды.